Árajánlatok – Új árajánlat rögzítése
Az ügyfelek sok esetben kérnek árajánlatot egy-egy termék vagy szolgáltatás megrendelése előtt. A Main-Books szolgáltatás ezért külön főmenüpontban bocsátja rendelkezésre az árajánlatok készítését támogató funkcióit. A szolgáltatást az Árajánlatok főmenü Árajánlatok almenüpontjában találhatja meg. Az oldalon a következő ábrán látható látvány fogadja.
Jelen blogbejegyzésünk témája az új árajánlat rögzítése. A funkció elindítására az árajánlatok listája felett, jobb oldalon található Új árajánlat gomb szolgál. A gomb megnyomásakor megjelenik a következő ábrán látható Új árajánlat oldal.
Az oldalon található mezőket kell Önnek kitöltenie. Természetesen nem muszáj minden mezőt megadni, csak azokat, amelyek előtt egy piros csillag található. Tekintsük át, milyen mezők láthatóak az oldalon.
Az oldal tetején látható a Vissza gomb, amellyel az árajánlatok listájára lehet visszalépni. Az oldal négy szekcióra osztható, amelyeket az alábbiakban mutatunk be.
Az első szekció a bal oldalon felül látható, itt adhatja meg az ügyfél szükséges adatait. Az ügyfél megadása egyszerű, a már korábban rögzített ügyfelek közül egy lenyitható listából lehet választani. A lista lapozható, rendelkezik keresési lehetőséggel és lehetőséget nyújt új ügyfél felvételére is. Az ügyfél címadatai és kapcsolattartója automatikusan kitöltődnek az ügyfélnél rögzített adatokkal, ennek módosítására azonban még van lehetőség a számla rögzítése előtt. Az ügyfél kapcsolattartója is módosítható a Kapcsolattartó mezőben látható Változtat linkre kattintva. Az ekkor felbukkanó ablakban a felsorolt kapcsolattartók közül lehet választani, de lehetőség van új kapcsolattartó felvételére is. Az árajánlat sorszáma is ebben a szekcióban található, azonban megadása nem lehetséges, azt a Main-Books hozza létre automatikusan az árajánlat rögzítésekor.
A második szekció a jobb oldalon felül látható, itt adhatóak meg az új árajánlat jellemzői. Az árajánlat kiállítási dátuma automatikusan kitöltődik az aktuális dátummal, lejárati dátuma pedig az aktuálisnál egy hónappal későbbi dátummal, ezek azonban módosíthatóak egy dátumválasztó segítségével.
A dátumok alatt az árajánlat pénzneme adható meg, alapértelmezésként a beállításoknál megadott pénznem van kiválasztva. A szekció utolsó mezőjében adható meg a fizetési mód, amely lenyitható listából választható ki. A Main-Books lehetőséget ad csekkes, banki átutalásos, készpénzes, bankkártyás, illetve online fizetési mód kiválasztására egyaránt, alapértelmezésként a banki átutalás van beállítva.
A következő szekcióban kell megadni az árajánlat tárgyát, és megadható egy bővebb megjegyzés, leírás is.
Az utolsó szekcióban lehet felsorolni az árajánlatban szereplő tételeket. Egy-egy tételsorban ki kell választani a tételt, a mértékegységet, az adókulcsot, valamint meg kell adni a mennyiséget és a nettó vagy a bruttó ajánlati egységárat. A tétel lehet cikk vagy szolgáltatás, ennek megadására egy lenyitható lista szolgál, amely lapozható módon sorolja fel a rögzített cikkeket és szolgáltatásokat, és lehetőséget ad új cikk vagy szolgáltatás felvételére is. A tétel kiválasztása után az összes mező automatikusan kitöltődik a tétel adataival.
A mértékegység és az adókulcs kiválasztására is hasonló lenyitható listák szolgálnak, amelyek új mértékegység, illetve új adókulcs felvételét is lehetővé teszik. A tételsor bármely mezőjének (mennyiség, nettó vagy bruttó egységár, adókulcs) módosítása a tételsor értékének teljes automatikus újrakalkulációját is magával vonja.
Mindegyik tétel előtt látható egy fogaskereket ábrázoló ikon. Erre kattintva lehetőség nyílik a tétel mozgatására felfelé vagy lefelé, valamint megerősítés után a tétel törlésére is.
Új tétel hozzáadása az Új tétel gomb megnyomásával lehetséges, amely a tételek listája alatt balra található. A gomb mellett látható az eddig hozzáadott tételek száma, valamint az árajánlat összesítője, amely adókulcsonként csoportosítva tartalmazza a nettó és bruttó végösszeget, valamint az adó összegét.
Az összesítő alatt két gomb látható. A bal oldali gombbal az árajánlat vázlatként menthető, ebben a formájában még lehetőség van az adatok módosítására. A jobb oldali gombbal az árajánlat véglegesíthető, ekkor további módosítás már nem lehetséges. Az árajánlat véglegesítése után a Main-Books e-mail útján el is küldi az Ön ügyfelének az árajánlatot. A véglegesített árajánlat ezzel egyidejűleg az ügyfél felhasználói fiókjában is megjelenik az árajánlatok listájában.
